8 Phương pháp quản lý thời gian giúp bạn luôn chuẩn “deadline”

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức và lập kế hoạch phân chia thời gian của bạn cho các hoạt động khác nhau. Các hoạt động này bao gồm: Công việc tại cơ quan nơi bạn làm việc, học tập, các công việc trong gia đình và các hoạt động giải trí, thư giãn trong ngày. 

Theo đó, quản lý thời gian tốt không chỉ giúp bạn hoàn thành mọi việc đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng mà còn tạo thêm những khoảng trống riêng tư để bạn thư giãn, thảnh thơi sau những thành quả đã đạt được. 

• Hạn chế tình trạng trễ “deadline”: Với một kế hoạch đầy đủ gồm list công việc cần làm kèm thời gian thực hiện đã được tính toán, bạn sẽ có đủ thời gian để hoàn thành task đó hiệu quả. Đặc biệt, nếu plan của bạn có đủ thời gian chính xác và thời gian dự phòng (do việc phát sinh) thì bạn càng kiểm soát tốt quá trình làm việc của mình. 

• Ngăn ngừa phá vỡ kỷ luật về thời gian của bản thân: Nếu không có plan về thời gian và danh sách công việc cần làm, bạn rất khó làm chủ thời gian của bản thân. Bạn có thể trì hoãn, làm quá thời gian thực tế. Điều này khiến bạn mất đi kỷ luật của bản thân mình.

• Cải thiện và nâng cao hiệu suất: Khi có lịch trình cụ thể, bạn dễ dàng hoàn thành nhiều việc và đạt kết quả tích cực bởi chúng ta sẽ không vấp phải những ảnh hưởng từ mạng xã hội, việc vặt, những câu chuyện phiếm,... làm mất thời gian. Mặt khác, khi nhận ra mình có thể hoàn thành nhiều việc hơn, bạn sẽ có thêm động lực để làm tốt hơn nữa.

• Giảm căng thẳng và áp lực trong mọi việc: Thời gian thư giãn cũng được bao gồm trong lịch trình làm việc cá nhân. Đáp ứng đúng kế hoạch sẽ giúp bạn có thêm khoảng trống nghỉ ngơi cho bản thân nhằm giảm căng thẳng và làm những việc yêu thích.

8 Phương pháp quản lý thời gian cần áp dụng ngay để luôn chuẩn “deadline”

Dưới đây là các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được áp dụng phổ biến nhất hiện nay. Bạn hãy thử và tìm ra nguyên tắc phù hợp với mình nhé!

Phương pháp quản lý thời gian 4D 

Chìa khóa của quy tắc 4D là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác. Phương pháp 4D bao gồm 4 yếu tố như sau:

Trong đó:

• Do: Yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.

• Dump: Là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.

• Delegate Là giao việc cho người làm tốt hơn.

• Defer: Lập danh sách công việc phải trì hoãn lại.

Nguyên tắc 40 – 30 – 20 – 10

Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cũng như doanh nghiệp hợp lý. Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn nên dành 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất, 30% thời gian thực hiện những việc quan trọng thứ hai. Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và 10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.

Nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Như tên gọi của nó, nguyên tắc này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp. Do đó, bạn nên áp dụng khi cần xác định 20% công việc ưu tiên là gì để dẫn đến kết quả tốt nhất. Nguyên tắc Pareto sẽ tập trung vào các công việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.

Các bài viết không thể bỏ lỡ

Ma trận quản lý thời gian: Sống & Làm việc hiệu quả bằng phương pháp thông minh

[BẬT MÍ] Nâng cao hiệu suất cá nhân với 5 app quản lý thời gian tối ưu nhất hiện nay

Hướng dẫn 7+ cách cân bằng giữa công việc và gia đình hiệu quả?

Phương pháp quản lý với ma trận thời gian Eisenhower 

Ma trận Eisenhower là phương pháp sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng nhằm giúp bạn xác định công việc ưu tiên một cách hiệu quả. 

Phương pháp này còn được gọi là ma trận Khẩn cấp - Quan trọng. Công cụ này giúp bạn chia nhiệm vụ của mình thành 4 loại: Nhiệm vụ bạn sẽ làm trước, nhiệm vụ bạn sẽ lên lịch thực hiện sau, nhiệm vụ bạn sẽ ủy quyền và nhiệm vụ bạn sẽ xóa.

Nguyên tắc quản lý Pomodoro

Một trong những phương pháp rèn luyện sự tập trung tốt nhất cho mọi người. Cụ thể, bạn sẽ lặp lại quá trình làm việc trong 25 phút và sau đó nghỉ 5 phút. Phương pháp này vừa tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc vừa tạo khoảng thời gian thư giãn hợp lý để bạn năng suất hơn.

Phương pháp quản lý thời gian: M.I.T

M.I.T tập trung ưu tiên cho một số việc quan trọng cần hoàn thành nhất trong ngày. Phương pháp này hỗ trợ phân chia công việc hợp lý theo tính chất Khẩn cấp & quan trọng nhằm giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả.

The 2-Minute Rule

Quy tắc này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn Getting Things Done.Theo phương pháp này, bạn không nên trì hoãn những việc có thể làm dưới 2 phút. Ngay bây giờ, bạn hãy thử liệt kê và làm ngay những việc có thể thực hiện trong vòng 2 phút và cảm nhận hiệu quả của nó.

Batching

Batching là phương pháp được Tim Farris viết trong cuốn sách “Tuần làm việc 4 giờ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng, chưa cần thiết. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn có thêm ý tưởng hoàn thành công việc phụ một cách nhanh hơn.

Nên lựa chọn phương pháp quản lý thời gian nào cho bản thân?

Như vậy, bạn sẽ có đến 8 phương án quản trị thời gian nhưng phương pháp nào hiệu quả với bạn nhất thì chưa thể khẳng định. Hơn nữa, bạn rất khó để chọn 1 phương pháp cụ thể cho tất cả các trường hợp. Vì vậy, Monkey gợi ý cho bạn cách lựa chọn và kết hợp dựa trên tính chất công việc như sau:

Đối với các công việc nhỏ, tương tự nhau: Áp dụng phương pháp The 2-Minute Rule kết hợp Batching để:

• Gom nhóm các công việc nhỏ và có tính chất giống nhau thành 1 nhóm chung.

• Sử dụng phương pháp The 2-Minute Rule để dành 2 phút hoàn thành cho việc nhỏ trong mỗi nhóm trên. 

• Hoặc có thể dùng 25 phút trong phương pháp Pomodoro để xử lý toàn bộ nhóm việc này.

Đối với các công việc cần nhiều thời gian, không quá quan trọng, kết hợp Pomodoro và M.I.T như sau:

• Xác định số Pomodoro bạn có thể thực hiện trong ngày.

• Sử dụng M.I.T để đánh giá những việc khẩn cấp, cần làm ngay cho vào các pomodoro đầu tiên. Lần lượt, các công việc không quan trọng xếp vào các pomodoro sau.

• Mặt khác, bạn có thể kết hợp nguyên tắc 40 – 30 – 20 – 10 thay cho Pomodoro nói trên để đưa thời gian thực hiện các công việc khẩn, quan trọng lên trước tiên và lần lượt là các việc không quan trọng, không gấp.

Đối với những dự án lớn bao gồm nhiều đầu công việc nhỏ và cần đến sự bổ trợ của các đồng nghiệp hoặc thành viên khác thì bạn nên sử dụng phương pháp Eisenhower, Pareto và 4D để xác định việc khẩn cấp, quan trọng, việc có thể ủy nhiệm và việc nên loại bỏ.

Có thể thấy, mỗi phương pháp quản lý thời gian đều có những điểm khác biệt và bạn cần lựa chọn, kết hợp khéo léo để giải quyết công việc hiệu quả. Không nhất thiết là áp dụng lặp đi lặp lại 1 2 phương pháp mà nên linh hoạt khi bạn có nhiều việc phát sinh hoặc các đầu việc không cố định. Hãy thử ứng dụng các phương pháp trên & cho Monkey biết kết quả nhé! Đừng quên cập nhật nhiều nội dung hữu ích trên Blog Kỹ năng sống để trau dồi thêm kỹ năng cần thiết cho mình!