[BẬT MÍ] Nâng cao hiệu suất cá nhân với 5 app quản lý thời gian tối ưu nhất hiện nay

Có nên học cách sắp xếp lịch công việc với ứng dụng quản lý thời gian?

Sắp xếp lịch công việc là quá trình liệt kê và lên kế hoạch trình tự thực hiện các công việc đó dựa trên các yếu tố như: Mức độ quan trọng, tính khẩn cấp, v.v… Mục tiêu của quá trình này là giúp bạn theo tiến độ và thời gian hoàn thành trong ngày. Dựa vào đó, bạn có thể tự điều chỉnh để đạt hiệu suất làm việc tối ưu hơn cho những lần sau.

Theo đó, bằng phương pháp truyền thống, bạn sẽ dán một loạt giấy ghi chú xung quanh máy tính để nhắc nhở nhưng chúng có thể không giúp bạn sắp xếp công việc lâu dài, đặc biệt là khi bạn có quá nhiều việc phải làm cùng lúc. Như vậy, việc học cách dùng ứng dụng quản lý thời gian sẽ giúp bạn đạt mục tiêu nhanh và kiểm soát tốt thời gian thực hiện.

Dưới đây là một số lợi ích mà bạn có thể nhận thấy khi dùng những app quản lý thời gian:

• Kiểm soát khối lượng công việc: Với số lượng công việc cần hoàn thành lớn, bạn cần app quản lý thời gian sử dụng trên điện thoại, máy tính để liệt kê, cân nhắc trình tự thực hiện, theo dõi tiến độ và đánh giá chất lượng.

• Đầu tư chất lượng cho mỗi đầu việc: Bằng việc cập nhật tiến độ cho từng đầu việc, bạn dễ dàng kiểm soát chất lượng cho mỗi nhiệm vụ bởi mỗi task trước khi thực hiện đã được bạn lên lộ trình tiến hành rõ ràng.

• Cân bằng hợp lý giữa việc công và cá nhân: Công việc hàng ngày được phân chia thành việc công và việc tư. Đối với việc Công ty, bạn sẽ sử dụng công cụ quản lý thời gian để theo dõi mức độ hoàn thành và chất lượng nhiệm vụ được giao. Với việc cá nhân, gia đình, bạn cần sắp xếp trình tự ưu tiên cho mỗi việc để đảm bảo chu toàn nhất.

• Tăng thêm thời gian giải trí đầu tư cho sức khỏe: Hoàn thành công việc theo lịch trình đã lập giúp bạn có thêm thời gian để thư giãn sau khi kết thúc 1 nhiệm vụ. Và khi mọi thứ được hoàn thiện, bạn sẽ có nhiều khoảng trống để nghỉ ngơi, tập luyện thể thao, tham gia câu lạc bộ để nâng cao sức khỏe, thư giãn trí óc.

Gợi ý 5 app quản lý thời gian MIỄN PHÍ đáng thử nghiệm nhất

Cho dù bạn là người quản lý muốn giao nhiệm vụ cho nhân viên hay là phụ huynh quản lý lịch cho cả gia đình, thì luôn có một ứng dụng được thiết kế dành cho bạn. Monkey đã tổng hợp các phần mềm quản lý thời gian tốt nhất hiện có để giúp bạn tìm được công cụ phù hợp.

Ứng dụng lập kế hoạch công việc tổng quan hàng đầu: Google Calendar

Chi phí: Miễn phí - Trả phí $7.20 USD cho phiên bản tiêu chuẩn Doanh nghiệp.

Với khả năng tích hợp linh hoạt, Google Calendar phần mềm quản lý thời gian có thể sử dụng trên điện thoại, máy tính dễ dàng. Bạn chỉ cần đăng nhập email và lên lịch quản lý các công việc cá nhân, việc công ty một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật:

1. Giải quyết việc cần làm nhanh chóng, thuận tiện: Thêm việc cần làm ngay từ Lịch Google, Gmail hoặc ứng dụng Google Tasks; chọn ngày hoặc thời gian mà bạn muốn hoàn thành việc cần làm; đánh dấu việc cần làm là hoàn thành để theo dõi những công việc bạn đã làm xong.

2. Tiết kiệm thời gian lên lịch họp bằng cách xếp nhiều lịch vào một chế độ xem và dùng tính năng chia sẻ lịch để giúp mọi người nắm bắt thông tin.

3. Khi bạn nhận được email về một sự kiện, chẳng hạn như buổi hòa nhạc, chuyến bay hay thông tin đặt chỗ, Lịch Google sẽ tự động thêm sự kiện đó vào lịch biểu của bạn.

4. Tính năng Thông tin chi tiết về thời gian phân tích lịch biểu để cho biết bạn sử dụng thời gian của mình như thế nào và dành thời gian cho ai.

5. Lịch hẹn cho phép bạn chia sẻ tình trạng rảnh/bận qua trang đặt lịch hẹn để các bên liên quan bên ngoài, khách hàng và đối tác có thể đặt lịch hẹn với bạn.

6. Đơn giản hóa công việc trong ngày: Lựa chọn hồi đáp lời mời họp, chia sẻ nơi bạn ngồi làm việc với mọi người, cài đặt và chia sẻ lịch trình làm việc cá nhân.

Công cụ quản lý thời gian toàn diện: Todoist

Chi phí: $4 to $8/ tháng (dành cho phiên bản Pro hoặc Doanh nghiệp). Có bản dùng miễn phí.

Todoist được hơn 30 triệu người sử dụng và luôn được xếp hạng trong số các ứng dụng quản lý thời gian hàng đầu trên thị trường nhờ bộ công cụ toàn diện. Todoist có các tính năng dành cho cả mục đích sử dụng cá nhân và chuyên nghiệp, vì vậy, nó rất hữu ích cho dù bạn đang muốn đặt mục tiêu cá nhân hay triển khai một dịch vụ kinh doanh mới. 

Tính năng nổi bật:

1. Tự động thêm nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm khi bạn bổ sung trên trường tác vụ.

2. Nhiệm vụ của bạn được tự động sắp xếp thành chế độ xem Hôm nay, Sắp tới và Bộ lọc tùy chỉnh để giúp bạn ưu tiên công việc quan trọng nhất của mình.

3. Dễ dàng lên lịch nhắc nhở, chia một công việc thành các nhiệm vụ nhỏ, chuyển nhiệm vụ vào dự án chung, chia sẻ dự án cá nhân, thảo luận trong phần bình luận, cung cấp thời hạn hoàn thành.

Các bài viết không thể bỏ lỡ

Cách quản lý thời gian học tập hiệu quả cho học sinh: 8 mẹo cần áp dụng ngay!

Quản lý thời gian là gì? Bí quyết lập kế hoạch chu toàn công việc hợp lý

TOP 5 phần mềm kỹ năng sống phù hợp nhất với trẻ

Phần mềm quản lý thời gian cho cá nhân & đội nhóm: Evernote

Chi phí: Miễn phí cho cá nhân, có phiên bản ฿120,83 - ฿183,33/ tháng cho cá nhân

Evernote cung cấp mọi thứ bạn cần để sắp xếp cuộc sống, ghi chú hiệu quả, lập kế hoạch dự án và những cách dễ dàng để tìm thấy mọi thứ. Đặc biệt, Evernote tích hợp các ứng dụng mà bạn tin cậy, bao gồm Google Drive, Slack, Outlook, MS Teams, Zapier và Gmail.

Tính năng nổi bật: 

Đối với cá nhân

1. Tạo và phân công nhiệm vụ bên trong ghi chú của bạn với ngày đến hạn, cờ và lời nhắc để không có gì bị bỏ sót.

2. Quét các tài liệu quan trọng và lưu trữ chúng trên tất cả các thiết bị của bạn, tiết kiệm thời gian tìm tài liệu.

3. Lưu các trang web (không có quảng cáo) và đánh dấu chúng bằng mũi tên, đánh dấu và văn bản

4. Kết nối Lịch Google của bạn, các cuộc họp và ghi chú đều được đồng bộ và lưu trữ.

Đối với đội nhóm, doanh nghiệp

1. Cho phép mỗi thành viên trong nhóm quản lý ghi chú, nhiệm vụ được giao và lên lịch của riêng họ ở một nơi tập trung. Các thành viên cũng có thể cùng nhau tham gia các dự án và cuộc họp nhờ sự cộng tác trực quan.

2. Mang lại khả năng hiển thị cho các dự án, hợp lý hóa giao tiếp và mời nhóm xây dựng ý tưởng của nhau.

3. Giúp tìm kiếm thông tin quan trọng dễ dàng. Sổ tay và không gian dùng chung có thể giúp bạn xây dựng wiki công ty, học hỏi từ kết quả chiến dịch và áp dụng thông tin chuyên sâu cho các dự án sắp tới.

Ứng dụng tốt nhất dành cho người đa nhiệm: Trello

Chi phí: 10$ (có bản dùng miễn phí)

Trello được tạo ra với mục đích cộng tác, nghĩa là các dự án và nhiệm vụ được xem và phân công giữa các nhóm. Về mặt trực quan, Trello rất hấp dẫn với mã màu, thanh tác vụ và hình đại diện cho biết ai đang làm việc gì, vì vậy mọi người có thể ở trên cùng một trang mà không cần phải đi sâu vào từng giai đoạn của dự án.

Tính năng nổi bật:

1. Bảng Trello cho phép bạn sắp xếp nhiệm vụ và tiến hành công việc. Bạn có thể xem từ “việc cần làm” đến những “việc đã hoàn thành”.

2. Chế độ xem Dòng thời gian giúp bạn cập nhật mọi thứ đang diễn ra trong dự án. 

3. Dễ dàng quản lý dự án qua tính năng sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự, đúng thời hạn và các thành viên trong nhóm.

App quản lý thời gian cho sinh viên & thầy cô: myHomework Student Planner 

Chi phí: Miễn phí/ Trả phí 4.99$/ năm cho bản Premium

myHomework cung cấp các ứng dụng miễn phí để học sinh dễ dàng truy cập vào bảng kế hoạch của mình mọi lúc, mọi nơi. Đây cũng là phần mềm hỗ trợ giảng viên bằng cách đơn giản hóa công việc quản lý hành vi của học sinh.

Tính năng nổi bật:

• Cho phép lưu trữ thông tin về bài tập và lịch học. 

• Lưu trữ các bài kiểm tra, học tập, phòng thí nghiệm, dự án, v.v. và đặt deadline.

• Cho phép người dùng đồng bộ lịch biểu cá nhân.

• Nhắc nhở bài tập đồng bộ hóa, nhắc nhở mỗi khi có sự kiện hoặc deadline.

• Tổ chức lập kế hoạch học tập ở nhà.

Làm thế nào để tối ưu thời gian bằng các phần mềm quản lý?

Như vậy, kết hợp app quản lý thời gian trong sắp xếp công việc hỗ trợ đơn giản hóa việc lên danh sách, cân nhắc mức độ tối ưu, theo dõi và đánh giá tiến độ công việc cho bạn,... Tất nhiên, để tiết kiệm thời gian khi dùng các ứng dụng này, bạn cần:

• Xây dựng thói quen đặt lịch công việc trên app: Tập liệt kê danh sách công việc đầu ngày, đầu tuần trên app của bạn. Sau đó, ứng dụng các nguyên tắc quản lý thời gian để sắp xếp mức độ ưu tiên.

• Tuân thủ kế hoạch đã được thiết lập: Khi lên lịch trình làm việc, bạn nên tự đặt deadline cho bản thân. Theo đó, bạn nên có thời hạn chuẩn và thời hạn dự phòng để có thêm thời gian giải quyết công việc nếu phát sinh nhiệm vụ khẩn cấp hoặc lý do khác.

• Đánh giá & điều chỉnh kế hoạch quản lý thời gian định kỳ: Bằng việc thường xuyên lên lịch trình làm việc, tự đánh giá qua nhiều ngày, nhiều tuần, bạn sẽ cân bằng lại khoảng thời gian phù hợp nhất với mỗi task để hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả.

• Tận dụng tối đa các tính năng trên phần mềm: Mỗi phần mềm đều cung cấp đầy đủ lịch trình theo ngày, cập nhật tiến độ, hiển thị dòng thời gian xem bao quát toàn bộ công việc, chia sẻ thông tin dự án, bình luận,... Do đó, hãy tận dụng toàn bộ tính năng để việc quản trị thời gian luôn dễ dàng.

• Hiểu cách ứng dụng app quản lý thời gian cho từng mục tiêu cụ thể: Học tập & nghiên cứu, làm việc tại Doanh nghiệp, việc cá nhân & sức khỏe,... Tất cả đều cần có mục tiêu và lịch trình thực hiện đầy đủ để bạn dễ dàng theo dõi và nắm bắt tình trạng công việc của mình.

Với 5 app quản lý thời gian nêu trên cùng với bí quyết sử dụng hiệu quả sẽ phần nào hỗ trợ bạn tiết kiệm sức lực, thời giờ để lên kế hoạch làm việc. Hãy tiếp tục theo dõi các bài viết liên quan trên Blog Kỹ năng sống của Monkey để cập nhật nhiều nội dung hữu ích nhé!