Cách viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuẩn, ngắn gọn

Bạn đang tìm hiểu, muốn viết đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh nhưng chưa biết nên viết như thế nào, bắt đầu từ đâu? Vậy thì trong nội dung bài viết sau đây Monkey sẽ hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ phép tiếng Anh chuẩn, chuyên nghiệp kèm theo nhiều mẫu đơn gợi ý để mọi người tham khảo thêm.

Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh là gì?

Không như đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh, đơn xin nghỉ phép là một thông báo trên giấy tờ chính thức mà một nhân viên gửi đến nhà cấp trên, quản lý của mình để thông báo về thông tin nghỉ phép tạm thời trong khoảng thời gian nhất định. Mục đích của đơn này là thông báo trước và xin sự chấp thuận cho việc tạm thời rời khỏi công việc vì các lý do cá nhân, gia đình, sức khỏe, hoặc các lý do khác.

"Đơn xin nghỉ phép" trong tiếng Anh có thể được dịch là "Leave of Absence Application" hoặc "Leave Request Form". Đây là những mẫu đơn thường được sử dụng ở môi trường làm việc quốc tế, các công ty đa quốc gia, công ty nước ngoài hay là kiến thức cơ bản trong tiéng Anh giao tiếp cho người đi làm.

Cấu trúc cơ bản của đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Thường khi viết đơn hay viết mail xin nghỉ phép tiếng Anh cấu trúc cơ bản sẽ gồm những thông tin sau:

Tiêu đề (Title):

"Leave of Absence Application" hoặc "Leave Request Form"

Thông tin cá nhân (Personal Information):

Tên (Name)
Chức vụ (Position/Title)
Bộ phận (Department)
Ngày viết đơn (Date of Application)

Địa chỉ gửi đơn (Recipient Information):

Tên người nhận đơn (Recipient's Name)
Chức vụ người nhận đơn (Recipient's Position)
Tên công ty (Company Name)
Địa chỉ công ty (Company Address)

Phần mở đầu (Opening Statement):

Có thể gửi lời chào sếp bằng tiếng Anh, ví dụ: "Dear [Recipient's Name],"

Nội dung chính (Main Body):

Lý do xin nghỉ phép (Reason for Leave): Giải thích lý do bạn cần nghỉ phép, ví dụ: "I am writing to request a leave of absence due to personal reasons/medical reasons/family matters."
Thời gian xin nghỉ phép (Duration of Leave): Cụ thể ngày bắt đầu và ngày kết thúc nghỉ phép, ví dụ: "I would like to request leave from [start date] to [end date]."
Chi tiết thêm (Additional Details): Bất kỳ chi tiết nào khác cần thiết, như kế hoạch bàn giao công việc, ví dụ: "During my absence, [colleague's name] will be handling my responsibilities."

Phần kết thúc (Closing Statement):

Lời cảm ơn (Thank You Note), ví dụ: "Thank you for considering my request."
Lời cam kết (Commitment), ví dụ: "I assure you that all my pending tasks will be completed before I leave."

Kết thúc (Closing):

Lời chào kết thúc (Closing Salutation), ví dụ: "Sincerely,"
Chữ ký (Signature)
Tên người viết đơn (Printed Name)

Ví dụ cụ thể:

Leave of Absence Application

Name: Jane Doe
Position: Marketing Manager
Department: Marketing
Date of Application: June 4, 2024

To:
John Smith

HR Manager

ABC Corporation

123 Business Road, Business City, BC 12345

Dear Mr. Smith,

I am writing to request a leave of absence due to personal reasons. I would like to request leave from June 10, 2024, to June 20, 2024.

During my absence, all my responsibilities will be handled by my colleague, Mike Johnson, who is fully briefed on all ongoing projects.

Thank you for considering my request. I assure you that all my pending tasks will be completed before I leave.

Sincerely,

[Signature]
Jane Doe

Danh sách từ vựng của mẫu email xin nghỉ phép tiếng Anh

Để hỗ trợ việc viết đơn, email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chỉn chu hơn thì dưới đây là danh sách từ vựng cơ bản, thông dụng để mọi người tham khảo:

Từ vựng	Nghĩa của từ	Ví dụ	Dịch nghĩa
Application	Đơn xin	I am submitting my leave application today.	Hôm nay tôi nộp đơn xin nghỉ phép của mình.
Leave	Nghỉ phép	I am requesting leave for two weeks.	Tôi xin nghỉ phép hai tuần.
Absence	Vắng mặt	I will be on leave of absence from June 10 to June 20.	Tôi sẽ vắng mặt từ ngày 10 tháng 6 đến ngày 20 tháng 6.
Reason	Lý do	The reason for my leave is a medical appointment.	Lý do tôi xin nghỉ phép là do có hẹn khám bệnh.
Duration	Thời gian	The duration of my leave will be ten days.	Thời gian tôi nghỉ phép sẽ là mười ngày.
Start date	Ngày bắt đầu	My leave will start on June 10.	Tôi sẽ bắt đầu nghỉ phép vào ngày 10 tháng 6.
End date	Ngày kết thúc	My leave will end on June 20.	Tôi sẽ kết thúc nghỉ phép vào ngày 20 tháng 6.
Request	Yêu cầu	I am writing to request leave from June 10 to June 20.	Tôi viết thư này để xin nghỉ phép từ ngày 10 tháng 6 đến ngày 20 tháng 6.
Consideration	Sự xem xét	Thank you for your consideration.	Cảm ơn bạn đã xem xét.
Responsibilities	Trách nhiệm	My colleague will handle my responsibilities in my absence.	Đồng nghiệp của tôi sẽ đảm nhận trách nhiệm của tôi khi tôi vắng mặt.
Approve	Phê duyệt	I hope you can approve my leave request.	Tôi hy vọng bạn có thể phê duyệt đơn xin nghỉ phép của tôi.
Commitment	Cam kết	I assure you of my commitment to complete all tasks.	Tôi cam kết sẽ hoàn thành tất cả các nhiệm vụ.
Sincerely	Trân trọng	Sincerely, Jane Doe	Trân trọng, Jane Doe
Medical reasons	Lý do y tế	I need to take leave due to medical reasons.	Tôi cần nghỉ phép vì lý do y tế.
Personal reasons	Lý do cá nhân	I am requesting leave due to personal reasons.	Tôi xin nghỉ phép vì lý do cá nhân.
Family matters	Việc gia đình	I need to take leave for family matters.	Tôi cần nghỉ phép vì việc gia đình.
Notice period	Thời gian thông báo	My notice period is two weeks.	Thời gian thông báo của tôi là hai tuần.
Transition	Chuyển giao	I will ensure a smooth transition of my work.	Tôi sẽ đảm bảo quá trình chuyển giao công việc suôn sẻ.
Thank you note	Lời cảm ơn	Thank you for your understanding and support.	Cảm ơn bạn đã hiểu và ủng hộ.

Chinh phục thế giới công sở với Speak Up!

Bạn muốn nâng cao kỹ năng tiếng Anh để tự tin giao tiếp trong môi trường làm việc chuyên nghiệp?

Hãy tham gia ngay cùng Speak Up - ứng dụng học tiếng Anh tốt nhất dành cho những người đi làm!

Với Speak Up, bạn sẽ:

Nắm vững từ vựng và cấu trúc ngữ pháp phổ biến trong công việc hàng ngày.
Phát triển khả năng giao tiếp tự tin qua các bài tập thực hành và hoạt động luyện nghe.
Tiết kiệm thời gian với các bài học linh hoạt, phù hợp với lịch trình bận rộn của bạn.

Khám phá tiềm năng của bản thân và thăng tiến trong sự nghiệp với Speak Up!

Tải ngay Speak Up từ cửa hàng ứng dụng và bắt đầu hành trình chinh phục tiếng Anh trong môi trường công sở của bạn!

Gợi ý mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Tuỳ thuộc vào mục đích, thời gian nhất định muốn nghỉ phép mà mọi người sẽ viết mẫu đơn khác nhau. Dưới đây sẽ là một vài gợi ý thêm để mọi người tham khảo:

1. Mẫu đơn xin phép nghỉ học bằng tiếng Anh

Student Leave Application

Name: John Doe

Class: 10th Grade

Date: June 4, 2024

To:
Mrs. Sarah Smith

Class Teacher

XYZ High School

Dear Mrs. Smith,

I am writing to inform you that I will not be able to attend school from June 5, 2024, to June 7, 2024, due to a family emergency. I kindly request you to grant me leave for these days.

Thank you for your understanding.

Sincerely,

John Doe

2. Mẫu đơn xin phép nghỉ học ba mẹ viết cho con cái

Parental Leave Application for Child

Name: Mary Doe

Class: 4th Grade

Date: June 4, 2024

To:
Mr. Robert Brown

Class Teacher

Half-Day Leave Application

Name: Sarah Lewis

Position: Customer Service Representative

Department: Customer Service

Date: June 4, 2024

To:
Ms. Jennifer Clark

Customer Service Manager

ABC Solutions

Dear Ms. Clark,

I am writing to request a half-day leave on June 5, 2024. I have a personal appointment in the afternoon and will be leaving the office at 12:00 PM. I will ensure that all my tasks are up to date before I leave.

Thank you for your consideration.

Sincerely,

Sarah Lewis

Các bài viết không thể bỏ lỡ

$\displaystyle$

80+ Cách chào tạm biệt trong tiếng Anh (phù hợp từng hoàn cảnh)

$\displaystyle$

Cập nhật 50+ mẫu đơn xin việc tiếng Anh ấn tượng, hay dễ trúng tuyển

$\displaystyle$

10+ Cách giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh phỏng vấn ấn tượng

Lưu ý khi viết email xin nghỉ làm bằng tiếng Anh

Khi viết email xin nghỉ làm bằng tiếng Anh, có một số lưu ý quan trọng sau đây bạn cần nhớ để đảm bảo rằng email của bạn được chuyên nghiệp, rõ ràng và tôn trọng:

Bắt đầu email bằng một lời chào lịch sự, ví dụ: "Dear [Recipient's Name],"
Cụ thể về thời gian bạn sẽ nghỉ, bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc, ví dụ: "I would like to request leave from [start date] to [end date]."
Thông báo về việc sắp xếp công việc hoặc người thay thế trong thời gian bạn vắng mặt, ví dụ: "During my absence, [colleague's name] will be handling my responsibilities."
Cam kết hoàn thành công việc trước khi nghỉ hoặc hỗ trợ từ xa nếu cần, ví dụ: "I will ensure that all my tasks are up to date before I leave."
Đảm bảo rằng lý do và thời gian xin nghỉ phép được trình bày rõ ràng và ngắn gọn.
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và tôn trọng.
Đừng quên cung cấp thông tin về việc bàn giao công việc để đảm bảo rằng công việc không bị gián đoạn.
Tránh gửi email vào cuối giờ làm việc hoặc vào cuối tuần.
Đảm bảo rằng email không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp và các thông tin trong email là chính xác.
Cố gắng gửi email thông báo sớm nhất có thể để công ty có thể sắp xếp và lên kế hoạch cho sự vắng mặt của bạn.

Kết luận

Trên đây là những thông tin hướng dẫn cách viết mail xin nghỉ phép bằng tiếng Anh cơ bản để mọi người tham khảo. Tuỳ thuộc vào nhu cầu, mục đích và tính chất công việc mà bạn có thể viết nội dung đơn xin nghỉ phép phù hợp.

20+ mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuẩn trong công sở

Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh là gì?

Cấu trúc cơ bản của đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Danh sách từ vựng của mẫu email xin nghỉ phép tiếng Anh

Gợi ý mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Mẫu đơn xin phép nghỉ học bằng tiếng Anh

2. Mẫu đơn xin phép nghỉ học ba mẹ viết cho con cái

3. Cách viết mail xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh dành cho sinh viên

4. Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh hàng năm

5. Mẫu đơn xin nghỉ phép chế độ thai sản

6. Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh cho kỳ nghỉ

7. Đơn xin nghỉ phép để kết hôn bằng tiếng Anh

8. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về gia đình có tang

9. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh nghỉ nửa ngày

Lưu ý khi viết email xin nghỉ làm bằng tiếng Anh

Kết luận

Đăng ký tư vấn nhận ưu đãi

Monkey Junior

Monkey Việt Nam

20+ mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuẩn trong công sở

Đơn xin nghỉ phép tiếng Anh là gì?

Cấu trúc cơ bản của đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh

Danh sách từ vựng của mẫu email xin nghỉ phép tiếng Anh

Gợi ý mẫu email xin nghỉ phép bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

1. Mẫu đơn xin phép nghỉ học bằng tiếng Anh

2. Mẫu đơn xin phép nghỉ học ba mẹ viết cho con cái

3. Cách viết mail xin nghỉ ốm bằng tiếng Anh dành cho sinh viên

4. Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh hàng năm

5. Mẫu đơn xin nghỉ phép chế độ thai sản

6. Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh cho kỳ nghỉ

7. Đơn xin nghỉ phép để kết hôn bằng tiếng Anh

8. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh về gia đình có tang

9. Mẫu đơn xin nghỉ phép bằng tiếng Anh nghỉ nửa ngày

Lưu ý khi viết email xin nghỉ làm bằng tiếng Anh

Kết luận

Đăng ký tư vấn nhận ưu đãi

Monkey Junior